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关于印发《新建县国土资源局档案管理制度》的通 知

索 引 号:/201507-24000 信息类别:其他有关文件 发布机构: 新建区自然资源局新建分局 生成时间:2015年07月09日 信息名称:关于印发《新建县国土资源局档案管理制度》的通 知 【字体:

新国土资文〔2015104

关于印发《新建县国土资源局档案管理制度》的通 

 

机关各科室,局属各单位,各国土中心所、分局、管理所:

为加强档案管理,经局党组会研究,同意对20117月制定的档案管理制度进一步进行完善,现将完善后的《新建县国土资源局档案管理制度》予以印发,请认真遵照执行。

 

 

                            2015618

 

 

 新建县国土资源局办公室            2015618日印发

 

新建县国土资源局档案管理制度

 

    为进一步规范档案资料的收集、归档、查阅、借阅等工作,确保档案齐全和安全使用,特制定本制度。

    一、归档

(一)范围

1.本局的文件材料

①签发的(包括联发及与其它单位联合签发的)各种正式文件的签发稿;

②召开的各种重要会议和参加上级机关召开的重要会议及本机关领导在各种重要会议上的讲话稿;

③党组会议、办公会议记录;

④各项人事材料;

⑤产生的各种年报;

⑥接待重要来宾形成的文字、声、像等材料;

⑦永久性保存的信访案件、违纪案件的档案材料;

⑧土地、矿产业务档案材料。

2.上级机关的文件材料

上级党、政领导机关对本局的重要指示、批示、批复、通报、通知等下发文件。

3.其它文件材料

①同级或下级机关、单位通知、函件、请示等。

②个人上报的请示、报告等。

(二)时间

各科室应在次年第一个月按要求把本科室上年应归档的文件材料,按照其内容和性质进行整理、分类、立卷、归档,向档案室移交。

(三)要求

局领导和各科室业务办理完毕,应将具有保存价值的来文,包括领导签发的底稿、批示等材料(本局发文、联合发文各一式两份),以及归档范围内其它性质的归档材料,收集齐全,及时送交档案室归档。

二、保管

(一)根据保存档案资料的数量设置必要的档案专柜,以及其它配套设施,并明确专人负责管理。

(二)档案库房是机要部位,非档案室人员未经许可不得进入库房,亦不得在内办公、会客。

(三)定期检查档案,做到卷目相符,发现问题及时向领导汇报,并采取有效措施。

(四)档案橱柜要摆设整齐,柜内案卷排列合理。库房内要做到清洁卫生、通风良好。

(五)库房内严禁吸烟,不准存放易燃、易爆及其他物品,保持库房内走道的畅通。定期检查消防器材,使之保持完好状态。

(六)根据现有库房设备条件,切实做好防火、防盗、防光、防虫、防潮、防鼠、防高温、防尘等各项安全防护管理工作。

(七)离库时必须关好橱、柜以及门、窗,切断电源。

三、查(借)阅

(一)查阅

1.查阅档案只限在档案室内查阅。

2.本局工作人员因工作需要查阅档案原件,须经档案管理员同意并填写《查阅档案登记表》后,方可查阅。

3.外单位人员查阅本局业务档案原件,须持单位介绍信,经经办科室负责人同意并报该科室分管局领导批准后,方可查阅。

4.干部职工人事档案查阅,必须由人事科提出,报局主要领导同意后,方可查阅。

5.查阅人员不得将档案原件材料擅自拿出档案室,如需复印,由档案管理员陪同查阅者复印。

(二)借阅

1.本局工作人员因工作需要借阅业务档案,经经办科室负责人同意,报局分管领导批准,并办理借阅手续,档案管理员进行借阅登记后方可借阅。同时,档案管理员要登记该宗档案页数。档案收回时要认真查验所借档案的完整性,并在借阅登记簿上注明已查验。

2.本局各科室、各国土所因工作需要借阅大量档案,须经局分管领导批准,档案管理员进行借阅登记后方可借阅。同时,档案管理员要对被借档案进行跟踪监管,防止借阅造成缺失、破损等情况的发生。

3.人事科因工作需要借阅干部职工人事档案,须经局主要领导批准,并办理借阅手续,档案管理员进行借阅登记后方可借阅。同时,档案管理员要登记该宗档案页数。档案收回时要认真查验所借档案的完整性,并在借阅登记簿上注明已查验。

4.外单位人员一律不得借阅档案。

5.借阅时间原则上不得超过一周。如需延期,需报分管领导同意后,办理相关延期手续。

(三)责任

1、查(借)阅档案时,必须保持案卷的整洁、完好。严禁将档案文件随意拆抽、裁贴、填注、勾划、涂改、加点、污损。如有违犯,将追究当事人的责任。

2、档案管理人员必须认真贯彻执行档案查(借)阅管理制度与保管制度,对所查(借)阅的档案负有督促检查责任,发现问题及时向领导汇报。

四、保密

(一)档案管理员必须严格执行保密职责,严守保密制度,保守党和国家机密,并定期进行保密制度的学习,加强对档案的保密管理。

(二)凡查阅密件档案材料要按照规定范围阅档,不得随意摘录、擅自翻印。提供利用时经手档案管理员不得离开。

(三)密件档案材料的销毁,要登记造册上报审批,到指定地点销毁,并有两人监销。

(四)发现失密、泄密现象,要及时上报并采取补救措施。

五、统计、鉴定、销毁、移交

(一)档案室对档案的收进、移出、保管、存毁和档案管理员等情况进行准确统计。

(二)档案室应根据国家有关档案保管期限的规定,结合实际情况,定期对档案进行鉴定确定档案的存毁。

(三)鉴定工作可采取定期或不定期方式,通过鉴定需要销毁的档案文件,必须逐卷逐件登记造册、列入清单,并写出鉴定报告,提交鉴定小组鉴定,由鉴定小组负责人签字后方可销毁。

(四)档案销毁要严格执行保密制度,必须指派两人以上负责,监销人员要在销毁清册上签名。

(五)按上级有关规定,凡属向县档案局移交的档案,应严格按要求移交。在移交时,双方应在移交清册上签名盖章,移交清册应当收入全宗卷和有关档案。

附件:新建县国土局工作人员档案借阅审批表.doc

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